De meeste bedrijven laten hooguit eens in de vijf jaar nieuwe foto’s maken. Dat is precies wat een fotoshoot zo waardevol maakt en tegelijk zo spannend: je hebt één dag om beeld te verzamelen waar je jaren mee vooruit wilt. Wat er dan uitkomt, hangt maar voor een klein deel af van mijn camera. Het hangt vooral af van wat we vooraf hebben afgesproken.
Hieronder loop ik de voorbereiding met je door, in de volgorde waarin ik hem zelf met klanten doorneem. Geen theorie: dit zijn de vragen die ik stel voordat ik ook maar één lamp uit de tas haal.
Begin bij waarvoor de beelden bedoeld zijn
Voordat ik een compositie kies of bepaal waar mijn licht komt te staan, wil ik weten wat de foto’s straks doen. Werf je nieuwe klanten, of nieuwe collega’s? Gaat het om een nieuwe website, een jaarverslag, een campagne? Een professionele beeldstijl voor je bedrijf ziet er heel anders uit als hij vacatures ondersteunt dan wanneer hij een dienst verkoopt.
Even belangrijk: waar komen ze te staan. Een liggende headerfoto voor een website vraagt om ruimte links of rechts voor tekst. Een paginabrede brochurefoto vraagt om iets anders, en een advertentie weer om iets anders. Ik werk graag met categorieën: website, drukwerk, social, pers. Dan weet ik per scène welke uitsnede en welke oriëntatie ik nodig heb, en krijg je later geen beeld dat net niet past.
Zonder die richting krijg je nette bedrijfsfoto’s. Technisch prima, maar inwisselbaar met die van je concurrent. Met die richting krijg je beeld dat alleen over jou kan gaan.
Laat zien wat je mooi vindt, en vooral wat niet
Beeldsmaak is lastig in woorden te vangen. “Modern” en “warm” betekenen voor jou iets anders dan voor mij. Daarom vraag ik altijd om een moodboard. Dat hoeft niets ingewikkelds te zijn: een map met foto’s van internet, een bord op Pinterest, tien voorbeelden in een PDF. Zo zie ik binnen twee minuten of onze smaak dezelfde kant op wijst.
Wat me minstens zo veel vertelt, is wat je juist níet wilt zien. En als je je visueel wilt onderscheiden van je concurrentie: laat me dan eerst zien wat die concurrentie doet. Dan kan ik gericht meedenken over hoe het anders kan, in plaats van erop te gokken.
De shotlist is het belangrijkste document van de hele dag
Een shotlist is een lijst van alles wat vastgelegd moet worden, geordend per doel. Hij hoeft niet mooi te zijn. Hij hoeft wel compleet te zijn, want pas ná de shoot merk je wat er niet is gemaakt.
Ik heb hier inmiddels een gratis hulpmiddel voor gebouwd: met Shootplanner stel je die lijst samen aan de hand van schetsen, gewoon in je browser, zonder account.
Bij een fabrikant van schuurmiddelen die de hele website vernieuwde, zag de lijst er ongeveer zo uit:
- de productiemachines in bedrijf, plus het product dat van de pers komt
- medewerkers aan het werk rond die machines, natuurlijk én geregisseerd
- close-ups van producten, rondvliegende vonken, verpakking en magazijn
- de buitenkant van het gebouw
- individuele portretten van twintig medewerkers
Bij een dienstverlener werkt hetzelfde principe, alleen zijn de taken je leidraad. Voor een bedrijf in receptiediensten schreven we de dag van een receptioniste uit: de telefoon aannemen, bezoekers verwelkomen en inschrijven, passen regelen, koffie brengen, vergaderzalen klaarzetten, bezoek begeleiden. Elk van die handelingen is een scène.
Laat collega’s meelezen op die lijst. Zij bedenken dingen waar jij overheen kijkt. En houd er rekening mee dat niet alles past: bij VD4 Plastics in Lienden had de marketingafdeling een draaiboek gemaakt dat boordevol ideeën zat, meer dan we in één dag konden fotograferen. We hebben de hele dag in de fabriek gestaan en geweldige beelden gemaakt, maar niet de complete lijst afgewerkt. Daarom bespreek ik op de ochtend zelf altijd even wat must-have is en wat nice-to-have. Dan gaat de tijd naar de beelden die je echt nodig hebt.
Loop je eigen pand eens door alsof je op bezoek komt
Maak een lijstje van fotogenieke plekken in en rond het gebouw. Doe je dat niet, dan kies ik als fotograaf al snel de plek die het handigst ligt, en dat is zelden de mooiste. Hoge ruimtes met grote ramen, een open werkvloer met zacht licht, een werkplaats met karakter: daar ontstaat het interessante beeld. Een kleine vergaderzaal met tl-verlichting en een whiteboard is niet onmogelijk, maar kost aanzienlijk meer licht- en compositiewerk.
Reserveer de ruimtes die je nodig hebt tijdig, zeker vergaderzalen die altijd bezet zijn. Voor een portretset op locatie heb ik minimaal drie bij vier meter vrije ruimte nodig; groter is fijner. Een donkere hoek is trouwens geen probleem: ik neem mijn eigen achtergrond en flitslampen mee en draag die de hele dag door het pand mee.
Ruim de werkplekken op die in beeld komen. Dat klinkt als een detail, maar het scheelt op de dag zelf zo een half uur.
Vertel je collega’s ruim van tevoren wat er gaat gebeuren
Minstens een week vooraf een mail rondsturen doet meer voor de sfeer dan wat dan ook. Zet erin wat er gaat gebeuren, wanneer, waar, wie de fotograaf is en waarvoor de beelden gebruikt worden. Vraag iedereen ook expliciet of hij of zij gefotografeerd wil worden. Niet iedereen wil dat, en dat is prima.
Over kleding houd ik het simpel: wees representatief voor het bedrijf, maar blijf jezelf. Effen kleuren werken bijna altijd. Wit kun je beter vermijden, al kan een wit overhemd onder een donker colbert prima. Schreeuwende kleuren en contrastrijke patronen leiden af, net als tekst op kleding. Spreek per team één lijn af, want half in pak en half in vrijetijdskleding valt op de foto meteen op. Wijkt de dresscode af van een normale werkdag, leg dan even uit waarom, anders krijg je tegenwerking.
Een visagiste is geen vereiste, wel een aanrader. Tien minuten per persoon volstaat: vlekjes wegwerken, wat oogmake-up, klaar. Ik werk met een vaste groep visagisten die het zakelijke karakter snapt en niet overdrijft. Wat me opvalt: alleen al het aanbod wordt door medewerkers als waardering ervaren, ook door wie het overslaat.
Hoeveel tijd kost een shootdag eigenlijk?
Reken voor een zakelijk portret ongeveer tien minuten per persoon, plus tien minuten visagie als je die inzet. Bij meer dan tien mensen maak je vooraf een schema en stuur je dat rond, met het verzoek vijf minuten eerder aanwezig te zijn. Bij een kleinere groep werkt het prima om de net gefotografeerde collega de volgende te laten roepen.
Een uitgewerkte reportagescène ligt heel anders: daar ben ik 45 tot 60 minuten mee bezig, en dat levert vier tot acht bruikbare beelden op van hetzelfde onderwerp. Niet elke scène verdient evenveel tijd, dus bespreken we vooraf welke dat wel krijgen.
Begin de dag met een rondje door het pand, samen. Ik zie dan waar we naartoe gaan, jij hoort wat ik van plan ben, en we lopen de prioriteiten na. Dat kwartier verdien je de hele dag terug.
Kijk gerust over mijn schouder mee
Ik ben de expert in licht, compositie en enscenering. Jij bent de expert in je eigen bedrijf. Daarom moedig ik aan dat je op de belangrijke momenten meekijkt op het scherm: zegt dit beeld wat het moet zeggen, en kan het beter?
Vraag je iets waarvan ik uit ervaring weet dat het niet het beoogde effect heeft, dan zeg ik dat en laat ik een variant zien die wél werkt. Een fotograaf die je inhuurt hoort je de goede kant op te sturen, niet klakkeloos uitvoeren.
Toestemming, rechten en wat je daarna krijgt
Zet je medewerkers in beeld, dan hoort daar toestemming bij: zowel om mee te doen als om de beelden te gebruiken voor marketing en promotie. Ik heb daar kant-en-klare quitclaims voor die je kunt gebruiken. Bij grote portretreeksen laat ik iedereen die tekenen; bij de Kansspelautoriteit ging dat zo voor ongeveer tweehonderd mensen.
Over de rechten ben ik altijd helder vooraf. Het auteursrecht blijft bij mij, dat is wettelijk zo geregeld. Jij krijgt een exclusieve gebruikslicentie voor onbepaalde tijd, voor alle media-uitingen van je eigen organisatie binnen de Benelux. Je mag de beelden dus voor altijd overal inzetten, zolang het voor je eigen bedrijf is. Doorverkopen of weggeven aan derden hoort daar niet bij.
Na de shoot maak ik de selectie en bewerk ik alles wat ik lever: kleurcorrectie, storende elementen weg, naturel retoucheren. Onbewerkte bestanden komen er niet uit, simpelweg omdat een ruw beeld er niet uitziet en de meeste mensen er niet doorheen kunnen kijken. Per scène krijg je vier tot acht afgewerkte beelden in variatie, portretten leveren vier geretoucheerde versies per persoon op. Eén revisieronde zit erbij, dus laat het weten als er iets net anders moet.
Checklist voor je shootdag
- Doel van de beelden helder, en besproken met je fotograaf
- Moodboard gemaakt, inclusief wat je juist niet wilt
- Shotlist opgesteld per categorie, met collega’s tegengelezen
- Fotogenieke plekken op een rij, ruimtes gereserveerd, werkplekken opgeruimd
- Collega’s een week vooraf geïnformeerd, dresscode afgestemd, toestemming gevraagd
- Tijdschema gemaakt voor de portretten, visagie eventueel geregeld
- Quitclaims klaar en licentieafspraken zwart-op-wit
- Iemand aangewezen die op de dag meeloopt en knopen doorhakt
Zit er een nieuwe website of een campagne in de planning en weet je nog niet welke scènes je daarvoor nodig hebt? Stuur me de pagina’s of hoofdstukken die je wilt vullen, dan zet ik daar een concept-shotlist naast en bellen we die samen door. Meer voorbeelden per branche staan op Bedrijfsfotografie.nl; reken er wel op dat er doorgaans twee tot drie weken tussen aanvraag en shootdag zit, dus plan op tijd.
