Om vijf uur ’s middags stond ik op het dek van het ss Rotterdam, met zo’n driehonderd mensen uit heel Europa voor mijn lens. De organisatie had vooraf gewaarschuwd dat de tijd krap was: na de groepsfoto moest iedereen door naar de Spido voor de rondvaart. Dat is eventfotografie in een notendop, het moment komt één keer, en het komt op het tijdstip dat het programma dicteert.
Het congres heette Europe goes Once-Only: The Netherlands, twee dagen op het ss Rotterdam waar beleidsmakers en specialisten uit heel Europa bespraken hoe burgers en bedrijven hun gegevens straks nog maar één keer hoeven aan te leveren bij de overheid, via het Once-Only Technical System. De Europese Commissie was medeorganisator. Ik fotografeerde er in opdracht van Aaaaha! Bureau voor live communicatie uit Den Haag, een bureau waar ik eerder voor werkte. De eerste dag telde 301 deelnemers en liep van half tien ’s ochtends tot acht uur ’s avonds, inclusief rondvaart en diner op de Euromast. De tweede dag, met 292 deelnemers, duurde tot het begin van de middag. De afspraak: elke dag vijf bewerkte foto’s voor social media, en na afloop een galerij met honderd bewerkte beelden die het congres goed in beeld brengen.
Hoe fotografeer je een congres waar elke foto een persoonsgegeven is?
Dit was de laag die deze opdracht anders maakte dan de meeste congressen. Een foto waarop een deelnemer herkenbaar is, geldt als persoonsgegeven. En omdat de Europese Commissie medeorganisator was, gold een duidelijke eis: geen beelden in een cloud die buiten de EU kan uitkomen.
De oplevering liep daarom via een beveiligde, versleutelde route, binnen de afspraken van de organisatie. Zo werkt dat bij dit soort congressen: de eis staat vast, en de manier van opleveren stem je er vooraf op af.
Op de dagen zelf was de toestemming netjes geregeld. Iedereen had ermee ingestemd gefotografeerd te worden; wie dat niet wilde, zou een geel keykoord dragen. Niemand droeg er een. En voor mij geldt de spiegelzijde van diezelfde zorgvuldigheid: ik mag deze foto’s niet zelf publiceren. De beelden zijn voor de organisatoren, niet voor mijn portfolio. Een galerij van het congres staat op de eventpagina van de Europese Commissie.
Nemen in plaats van maken
Bij een event neem je foto’s. Het is documentair werk: je beweegt op de achtergrond, je volgt het programma en je legt vast wat er gebeurt. Dat is wezenlijk anders dan een beeldbank opbouwen op een werkvloer, waar ik juist moet regisseren en de leiding neem over elke scène.
Het programma gaf het ritme: opening en keynotes, een paneldiscussie, een demo, lunch, drie parallelle sessierondes, de wrap-up, en dan die groepsfoto op het dek. Daarna de avond op twee locaties, de boot en de toren. Twee lange dagen waarin ik vooral goed moest kijken, anticiperen en op het juiste moment op de juiste plek staan.
Wat daarbij hielp: alles was tot in de puntjes georganiseerd. Het programma werd stipt gevolgd en de techniek was top in orde. Alles deed het. Dat klinkt als een detail, maar voor een fotograaf is het goud. Een programma dat uitloopt, betekent momenten die verdampen.
Het eerlijke randje: geen voorgesprek, wel vertrouwen
Een voorgesprek met de opdrachtgever stond gepland, maar viel weg door ziekte. Ik heb toen zelf voorgesteld om de wensen op de dag zelf door te nemen. Dat kan, als je dit werk lang genoeg doet, maar het is wel een keuze, geen vanzelfsprekendheid. Ook schoof er kort voor het congres nog het nodige: de groepsfoto werd pas laat gemeld en de eindtijd van de eerste dag verschoof van zes naar acht uur omdat ik het avondprogramma meepakte. Bij een strak georganiseerd event horen blijkbaar ook bewegende afspraken eromheen. Flexibel blijven is dan de helft van het vak.
En dan was er het licht. In theaterzalen wordt tegenwoordig met ledlicht gewerkt, en digitale camera’s kunnen daar moeite mee hebben. Ledverlichting werkt vaak met pulsbreedtemodulatie en geeft extreem verzadigde, smalle kleurspectra; zonder de juiste instellingen krijg je strepen in het beeld, knipperend licht en doorgeschoten kleuren. Dus lette ik tijdens de keynotes voortdurend op mijn instellingen. Niemand in de zaal ziet dat, maar je ziet het wel terug in de beelden, of juist niet, als het goed gaat.
Wat bijblijft
Er werd die dagen gesproken over bijzonder ingewikkelde onderwerpen. Simpele oplossingen bestaan niet, maar er werd wel gesuggereerd een systeem op te zetten dat voor 70 tot 80 procent van de gevallen werkt. Dan heb je iets om mee te werken; de ingewikkelde casussen kun je daarna proberen te tackelen. Dat vond ik een mooie, nuchtere gedachte.
En ’s avonds, op de rondvaart en bij het diner op de Euromast, ontspande iedereen. Je zag dat er, ondanks de verschillende nationaliteiten, een team was ontstaan. Dat is precies het soort moment waarvoor je een congresfotograaf twee volle dagen laat meelopen in plaats van een uurtje bij de opening: het verhaal van een congres zit niet alleen op het podium.
Organiseer je zelf een congres voor een overheids- of kennisorganisatie, en wil je weten hoe ik werk op dagen waar het programma heilig is en elke foto zorgvuldigheid vraagt? Kijk dan eens bij mijn evenementenfotografie, of stuur me een bericht, dan denk ik vooraf met je mee over de momenten die je straks niet wilt missen.
Veelgestelde vragen
- Wat doet een congresfotograaf?
- Een congresfotograaf legt documentair vast wat er op een congres gebeurt: keynotes, panels, sessies, de groepsfoto en het avondprogramma. Je werkt op de achtergrond en volgt het programma, in plaats van te regisseren. Op het congres Europe goes Once-Only op het ss Rotterdam betekende dat twee dagen meelopen, van de opening tot het diner op de Euromast.
- Zijn foto's van congresdeelnemers persoonsgegevens?
- Ja, een foto waarop een deelnemer herkenbaar is, geldt als persoonsgegeven. Bij dit Europese congres betekende dat: geen opslag in een cloud die buiten de EU kan uitkomen, en oplevering via versleutelde bestandsuitwisseling. Deelnemers gaven vooraf toestemming; wie niet op de foto wilde, kon een geel keykoord dragen. Niemand deed dat.
- Hoe lever je congresfoto's veilig op?
- Via een beveiligde, versleutelde route, niet via een gewone transferdienst of een cloud die buiten de EU kan uitkomen. Bij dit Europese congres gold een foto van een herkenbare deelnemer als persoonsgegeven, dus de manier van opleveren lag vooraf vast. Stem dat als organisator vroeg af met je fotograaf, dan hoeft er op de dag zelf niets meer te schuiven.
- Waarom is ledlicht lastig bij congresfotografie?
- Ledtheaterverlichting werkt vaak met pulsbreedtemodulatie en geeft extreem verzadigde, smalle kleurspectra. Digitale camera's kunnen daar moeite mee hebben: zonder de juiste instellingen krijg je strepen in het beeld, knipperend licht en doorgeschoten kleuren. Daarom let ik in theaterzalen tijdens keynotes en panels voortdurend op mijn camera-instellingen.
- Hoeveel foto's krijg je van een tweedaags congres?
- Bij dit congres waren de afspraken: elke dag vijf bewerkte foto's voor social media, en na afloop een galerij met honderd bewerkte beelden die het congres goed in beeld brengen. Die galerij blijft negentig dagen beschikbaar. Zo heeft de organisatie tijdens het event al beeld om te delen, en daarna een complete terugblik.
- Wat is het verschil tussen eventfotografie en een beeldbank laten maken?
- Bij een event neem je foto's, bij een beeldbank maak je ze. Op een congres werk je documentair en op de achtergrond, en volg je het programma. Voor een beeldbank regisseer je, neem je de leiding over elke scène en bouw je de beelden op rond de plekken waar ze straks gebruikt worden, zoals de website en vacatures.
